Amikor az ember egy külső cég által felvetett problémával kezd foglalkozni, számos körülményt kell szem előtt tartani. Ezek – a teljesség igénye nélkül – a következők lehetnek:
- Célszerű először is tisztázni, hogy a külső cég részéről kivel állunk kapcsolatban: a cég vezetőjével, a műszaki vezetővel vagy éppen a konkrét gyártást végző szakemberrel.
- Azt is tisztázni kell, hogy mire irányul a megkeresés: a hiba okának megállapítására, vagy a hiba elhárítására. E két szint elkülönítése feltétlenül szükséges a későbbi viták elkerülése végett.
Az első kapcsolatfelvétel közben, legyen az személyes vagy telefonon történő megbeszélés, ügyelni kell arra, hogy kérdéseinkkel ne vezessük rá az esetleges megbízót a probléma megoldására, hiszen akkor eleshetünk egy-egy megbízástól.