A többéves KFI projektek során nagyon nagyszámú és különböző típusú dokumentum keletkezik. Már a projekt kezdetekor el kell dönteni, hogy hogyan gyűjtjük és rendszerezzük a dokumentumokat.
Mindenképpen ki kell alakítani egy, a projektfeladatoknak megfelelő struktúrát. A következő szempontokat célszerű figyelembe venni:
A projekt során keletkező dokumentumokat elektronikus és nyomtatott formában egyaránt gyűjteni kell, méghozzá strukturált formában. A továbbiakban megfogalmazott szempontok elsősorban a szakmai dokumentációra vonatkoznak.
A papíralapú, vagyis nyomtatott dokumentumok strukturált formában való gyűjtésére a lefűzős dossziék a legalkalmasabbak. A dokumentumokat célszerű átlátszó, lefűzhető műanyag „bugyikba” helyezni.
Célszerű egy központi, a projekt legfontosabb dokumentumait magába foglaló dosszié létrehozása. Ebbe a dossziéba javasolt elhelyezni
- magát a projekttervezetet,
- az elfogadási nyilatkozatot,
- az esetleges módosításokat,
- az ellenőrzések során keletkezett dokumentumokat és
- az egyes mérföldkövekhez tartozó záródokumentumokat, jelentéseket, beszámolókat.
Ebben a dossziéban kell a konzorciumi partnerek dokumentumait időrendben gyűjteni, és elérni azt, hogy ők is a továbbiakban ismertetendő strukturált formát használják a saját dokumentumaik gyűjtésekor.