A többéves KFI projektek során nagyon nagyszámú és különböző típusú dokumentum keletkezik. Már a projekt kezdetekor el kell dönteni, hogy hogyan gyűjtjük és rendszerezzük a dokumentumokat.
Mindenképpen ki kell alakítani egy, a projektfeladatoknak megfelelő struktúrát. A következő szempontokat célszerű figyelembe venni:
A projekt során keletkező dokumentumokat elektronikus és nyomtatott formában egyaránt gyűjteni kell, méghozzá strukturált formában. A továbbiakban megfogalmazott szempontok elsősorban a szakmai dokumentációra vonatkoznak.
A papíralapú, vagyis nyomtatott dokumentumok strukturált formában való gyűjtésére a lefűzős dossziék a legalkalmasabbak. A dokumentumokat célszerű átlátszó, lefűzhető műanyag „bugyikba” helyezni.
Célszerű egy központi, a projekt legfontosabb dokumentumait magába foglaló dosszié létrehozása. Ebbe a dossziéba javasolt elhelyezni
- magát a projekttervezetet,
- az elfogadási nyilatkozatot,
- az esetleges módosításokat,
- az ellenőrzések során keletkezett dokumentumokat és
- az egyes mérföldkövekhez tartozó záródokumentumokat, jelentéseket, beszámolókat.
Ebben a dossziéban kell a konzorciumi partnerek dokumentumait időrendben gyűjteni, és elérni azt, hogy ők is a továbbiakban ismertetendő strukturált formát használják a saját dokumentumaik gyűjtésekor.
A nagyobb lélegzetű, többéves projektek általában több altémát tartalmaznak, ezért minden egyes altémához külön-külön dossziét kell képezni. A dossziék tartalmára nézve a következő szempontokat kell figyelembe venni:
- A lefűzős dosszié külső borítójának belső oldalán fel kell tüntetni annak teljes tartalmát.
- A dosszié első fejezetében a projekt adott altémájára vonatkozó információkat kell összegyűjteni, beleértve a feladat leírását, határidejét, a feladat megoldásában résztvevő munkatársak nevét, az egyes munkatársak feladatait stb.
- A következő fejezetben az altéma GANTT diagramja helyezkedjen el.
- Mivel az elfogadott projekt általában csak nagy vonalakban jellemzi az elvégzendő feladatot, minden egyes altémához ki kell dolgozni a részletes kutatási tervet, beleértve a kísérleti tervet is, az előző pontban megfogalmazott okok miatt is.
- A projekt előrehaladását a szakmai vezető és a menedzser együttesen ellenőrzi. Ennek leghatékonyabb módját a rendszeres munkaértekezleti beszámolók jelentik. Feltétlenül szükséges ezekről a munkaértekezletekről emlékeztetőt készíteni, és a következő munkaértekezleten az ígért előrehaladás teljesülését ellenőrizni kell. Ezek a dokumentumok az egyes altémák meghatározó jelentőségű anyagai, ezért ezeket is időrendi sorrendben külön csomagban kell összegyűjteni.
- Külön csoportban kell gyűjteni a projekt megindulásáig feldolgozott publikációkat, és ha készült, az ezekből a publikációkból készült értékelést. Ha a feldolgozott anyag terjedelme túl nagy, akkor csak a feldolgozott publikációk adatait és az értékelő tanulmányt fűzzük le.
- A projekt megindulása után talált releváns publikációkat folyamatosan gyűjteni és értékelni kell, és ezek információit a kutatási program folytatásakor figyelembe kell venni.
- A dosszié tartalmának egyik leglényegesebb részét az elvégzett vizsgálatok dokumentumai képezik, legyenek azok mérési jegyzőkönyvek vagy vizsgálati jegyzőkönyvek. Ez utóbbiak értelemszerűen már bizonyos mértékig értékeléseket is tartalmaznak. Az altéma méretétől, terjedelmétől függően az elsődleges dokumentumokat jelentő mérési jegyzőkönyveket a mérést végző személy is rendszerezheti, például úgy, hogy a mérés során alkalmazott eszközökhöz kapcsolódva tárolja azokat.
- Az altéma ismertetéséhez készített prezentációs anyagokat, a megjelent publikációkat, valamint a mérföldkövekhez rendelhető kutatási jelentéseket együttesen lehet kezelni.
- 10. Az egyes altémák folyamatainak áttekinthetősége érdekében egységes jelölési rendszert kell alkalmazni, ebbe beleértve a feldolgozott publikációkat, a felhasznált kísérleti anyagokat, a kísérleti mintákat. Olyan jelölési rendszert kell választani, hogy annak kódja az altémában résztvevő kutatók számára egyértelmű legyen, és annak alapján a szükséges információk mindig könnyen visszakereshetők legyenek.
Az egyes altémák dossziéját értelemszerűen annak témavezetője kezeli, és gondoskodik annak naprakész állapotáról. A dossziéba csak az altéma vezetőjének engedélyével kerülhet bele anyag.
A kutatási projekt dossziéjához csak a szakmai vezető és a projektmenedzser férhet hozzá. Az elektronikusan és rendezett formában tárolt dokumentumokhoz a hozzáférési hierarchiát a projekt megindulásakor rögzíteni kell.